Un audit Qualiopi ne se prépare pas en empilant des modèles dans un dossier. L’enjeu est de pouvoir montrer, pour chaque exigence applicable, une pratique réelle, une trace cohérente et un suivi dans le temps.
Le référentiel national qualité est organisé en sept critères. Le guide de lecture officiel précise les indicateurs, le niveau attendu, des exemples d’éléments de preuve et des particularités selon les catégories d’actions. Ces exemples ne forment pas une liste universelle à reproduire : les preuves pertinentes dépendent de votre activité, de vos publics et de votre fonctionnement.
La bonne question n’est donc pas seulement « avons-nous ce document ? », mais :
- À quelle exigence répond-il ?
- Correspond-il à ce qui se passe réellement ?
- Est-il daté, identifiable et à jour ?
- Peut-on relier la règle écrite à un dossier de formation concret ?
- Sait-on expliquer qui le produit, qui le contrôle et quand il évolue ?
Avant de classer les preuves : délimiter le périmètre
Commencez par écrire noir sur blanc :
- Les catégories d’actions couvertes par votre certification.
- Les prestations réellement proposées.
- Les publics concernés, dont les personnes en situation de handicap.
- Les modalités utilisées : présentiel, distanciel, hybride, individuel, collectif.
- Les intervenants internes, sous-traitants et partenaires.
- Les sites ou implantations concernés.
- Votre situation éventuelle de nouvel entrant.
Ce cadrage évite deux erreurs fréquentes : préparer des preuves pour des activités que vous n’exercez pas, ou oublier une modalité réellement auditée. Si vous cherchez à automatiser l’administratif d’un organisme de formation, commencez par ce même périmètre : il permet de distinguer les tâches que KATR peut préparer et celles qui demandent une décision humaine.
Créez ensuite un tableau de pilotage avec six colonnes : critère et indicateur, exigence reformulée, preuve disponible, dossier concret associé, responsable, écart ou action. Ajoutez un lien vers le fichier source plutôt qu’une copie supplémentaire.
| Critère / indicateur | Exigence | Preuve | Dossier associé | Responsable | Écart / action |
|---|---|---|---|---|---|
| À préciser | À reformuler | À relier à la source | À sélectionner | À nommer | À suivre |
Sur mobile, faites défiler horizontalement cette matrice à six colonnes.
Critère 1 : Informer le public clairement
Le premier critère porte sur les informations accessibles au public concernant les prestations, leurs délais d’accès et les résultats obtenus.
Preuves utiles à préparer
- Pages de présentation des formations.
- Programmes datés ou versionnés.
- Objectifs, prérequis, durée, modalités, tarifs et contacts.
- Conditions et délais d'accès.
- Méthodes mobilisées et modalités d'évaluation.
- Informations sur l'accessibilité et le contact handicap.
- Indicateurs de résultats définis, calculables et contextualisés.
- Captures ou archives montrant la date de publication et les mises à jour.
- Pour les formations certifiantes, informations propres à la certification visée lorsqu’elles sont applicables.
Contrôle opérationnel
Prenez trois prestations réellement vendues. Comparez leur page publique, leur programme envoyé au prospect, la convention ou le contrat et le déroulé utilisé par le formateur. Les intitulés, durées, objectifs et modalités doivent raconter la même chose. Un taux isolé ne suffit pas toujours à informer correctement. Gardez la règle de calcul, la période, le périmètre et la source de chaque indicateur publié. Si le volume est trop faible pour produire un chiffre utile, expliquez la situation au lieu d’inventer une statistique.
Critère 2 : Concevoir une prestation adaptée au besoin
Ce critère concerne l’analyse du besoin, la définition d’objectifs opérationnels et évaluables, la conception de la prestation et, lorsque c’est pertinent, son positionnement par rapport à une certification professionnelle.
Preuves utiles à préparer
- Questionnaire, entretien ou compte rendu d'analyse du besoin.
- Demande initiale du commanditaire ou du bénéficiaire.
- Diagnostic ou test de positionnement.
- Objectifs formulés en capacités ou compétences observables.
- Programme et progression pédagogique.
- Correspondance entre besoin, objectifs, séquences et évaluations.
- Traces d'adaptation : version personnalisée, avenant, ajustement du parcours.
- Pour les prestations concernées, documents reliant le parcours aux exigences de la certification préparée.
Contrôle opérationnel
Choisissez un dossier standard et un dossier ayant nécessité une adaptation. Vous devez pouvoir reconstituer le chemin : demande initiale, analyse, décision d’adaptation, programme retenu et mode d’évaluation. Un questionnaire vierge prouve qu’un outil existe. Un questionnaire rempli, daté, exploité dans le programme ou le parcours montre que le processus a été appliqué.
Critère 3 : Accueillir, accompagner, suivre et évaluer
Le troisième critère vérifie que les modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation sont adaptées aux bénéficiaires.
Preuves utiles à préparer
- Convocation et informations pratiques.
- Livret d'accueil, règlement intérieur et contacts utiles.
- Procédure d'accueil et d'assistance, notamment à distance.
- Positionnement initial et diagnostic des besoins particuliers.
- Feuilles d'émargement ou traces de connexion pertinentes.
- Travaux, exercices, quiz, mises en situation et grilles d’évaluation.
- Bilans intermédiaires et finaux.
- Traces de relance, d'accompagnement ou de traitement des difficultés.
- Attestations de fin de formation et résultats d'évaluation.
- Mesures de prévention des ruptures ou abandons.
- Aménagements décidés et suivi associé lorsque la situation le demande.
Contrôle opérationnel
Prenez un bénéficiaire de l’entrée à la sortie. Vérifiez que les traces permettent de répondre à cinq questions : a-t-il reçu les bonnes informations ? a-t-il réellement participé ? a-t-il été accompagné ? ses acquis ont-ils été évalués ? les difficultés éventuelles ont-elles déclenché une action ? Évitez de confondre satisfaction et acquis. Un questionnaire « à chaud » mesure un ressenti. Il ne démontre pas, à lui seul, l’atteinte des objectifs pédagogiques.
Critère 4 : Mettre à disposition les bons moyens
Ce critère porte sur les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement nécessaires à la prestation.
Preuves utiles à préparer
- Inventaire des ressources et équipements.
- Supports pédagogiques datés et reliés aux objectifs.
- Déroulés ou scénarios pédagogiques.
- Modalités d'accès à une plateforme ou à des ressources à distance.
- Tests de fonctionnement et solution de secours.
- Planning, affectation des formateurs et rôles des intervenants.
- Conventions avec des partenaires, lieux ou sous-traitants.
- Modalités d'assistance technique et pédagogique.
- Preuves d'accessibilité ou d'adaptation des moyens.
- Procédures de mise à jour des supports.
Contrôle opérationnel
Pour une session récente, rapprochez le programme, le déroulé, les supports effectivement utilisés, le formateur mobilisé et les équipements prévus. Une liste générique de moyens est moins convaincante qu’un ensemble cohérent relié à une action réelle. En distanciel, vérifiez aussi la continuité : accès transmis, assistance identifiable, suivi de l’activité et alternative prévue en cas d’incident.
Critère 5 : Qualifier et faire progresser les intervenants
Le cinquième critère vise les compétences des personnes qui réalisent les prestations et le développement de leurs compétences.
Preuves utiles à préparer
- Fiches de rôle ou de mission.
- Critères de recrutement et de sélection des intervenants.
- CV, diplômes, certifications ou expériences pertinentes.
- Grille de validation des compétences.
- Parcours d'intégration.
- Entretiens, observations ou évaluations de pratique.
- Plan de développement des compétences.
- Attestations de formation et traces de participation.
- Veille pédagogique ou métier exploitée.
- Évaluation et suivi des sous-traitants ou formateurs externes.
Contrôle opérationnel
Ne vous arrêtez pas au CV. Pour chaque intervenant actif, reliez ses compétences aux formations confiées et montrez comment vous décidez qu’il peut les animer. Puis gardez une trace des besoins de progression et des actions menées. Un fichier de formateurs à jour, avec statut, périmètre d’intervention et pièces vérifiées, est plus utile qu’un dossier documentaire identique pour tout le monde.
Critère 6 : S’inscrire dans son environnement professionnel
Ce critère couvre la veille, les réseaux, les ressources mobilisées pour le handicap et, selon l’organisation, la maîtrise des prestations confiées à d’autres intervenants.
Preuves utiles à préparer
- Sources de veille légale et réglementaire.
- Veille sur les métiers, compétences et emplois.
- Veille pédagogique et technologique.
- Comptes rendus montrant les enseignements tirés de la veille.
- Modifications de programmes, supports ou procédures issues de cette veille.
- Participation à des réseaux, événements ou groupes professionnels.
- Liste de partenaires et ressources mobilisables pour le handicap.
- Échanges avec des acteurs spécialisés lorsque nécessaire.
- Critères de sélection, contrats et engagements des sous-traitants.
- Contrôles ou évaluations des prestations sous-traitées.
Contrôle opérationnel
Une collection de newsletters non lues ne démontre pas l’exploitation d’une veille. Pour chaque sujet important, gardez une trace courte : information repérée, décision prise, responsable, date de mise en œuvre. Pour le handicap, l’objectif n’est pas de prétendre pouvoir traiter seul toutes les situations. Il faut savoir accueillir la demande, analyser le besoin, adapter ce qui peut l’être et mobiliser les bons relais.
Critère 7 : Recueillir les appréciations et améliorer
Le dernier critère concerne les appréciations des parties prenantes, le traitement des réclamations et l’amélioration continue.
Preuves utiles à préparer
- Questionnaires adressés aux bénéficiaires.
- Retours des financeurs, entreprises, équipes pédagogiques et autres parties prenantes pertinentes.
- Relances en cas de faible taux de réponse.
- Registre des réclamations et difficultés.
- Procédure de réception, analyse, réponse et clôture.
- Synthèses périodiques des retours.
- Décisions d'amélioration, responsables et échéances.
- Preuves de mise en œuvre.
- Vérification de l'effet des actions menées.
- Comptes rendus de revues qualité.
Contrôle opérationnel
Partez d’une réclamation ou d’un retour négatif, même mineur. L’audit doit pouvoir suivre la chaîne : réception, analyse, réponse, action décidée, mise en œuvre et vérification. L’amélioration continue n’exige pas une usine à gaz. Un registre simple et tenu vaut mieux qu’une procédure parfaite jamais utilisée.
La revue finale : tester les preuves, pas seulement les compter
Avant l’audit, faites une revue croisée sur un échantillon de dossiers. Pour chaque preuve, appliquez ces six tests :
- Pertinence : répond-elle bien à l’exigence examinée ?
- Réalité : vient-elle d’une action réellement réalisée ?
- Cohérence : concorde-t-elle avec les autres pièces du dossier ?
- Traçabilité : peut-on identifier la date, la version, la personne ou la session ?
- Application : la procédure décrite est-elle effectivement suivie ?
- Amélioration : les écarts ou retours ont-ils produit une décision suivie ?
Classez ensuite les constats en trois groupes :
- Prêt : preuve présente, cohérente et retrouvable.
- À revoir : preuve présente mais incomplète, datée ou difficile à relier à la pratique.
- Manquant : aucune trace suffisante ou pratique non stabilisée.
Ce qu’il ne faut pas faire la veille de l’audit
- Fabriquer rétroactivement des documents qui ne correspondent pas aux pratiques.
- Copier un kit sans l’adapter.
- Multiplier les versions concurrentes d’un même fichier.
- Publier des indicateurs sans périmètre ni méthode de calcul.
- Cacher une réclamation plutôt que montrer son traitement.
- Présenter une procédure dont l’équipe ignore l’existence.
- Considérer que tout doit être automatisé.
Automatiser la collecte, le classement, les relances ou les contrôles de cohérence peut faire gagner du temps. L’interprétation d’un écart, le choix d’une correction et la validation finale doivent rester sous contrôle humain.
Une méthode simple pour rester prêt toute l’année
Après chaque session, déclenchez une courte clôture : présence, évaluations, attestations, satisfaction, incident éventuel et pièces manquantes. Une fois par mois, vérifiez les dossiers incomplets. Une fois par trimestre, revoyez les indicateurs, réclamations, veilles et actions d’amélioration.
Le but n’est pas d’avoir plus de documents. C’est de pouvoir retrouver rapidement les bonnes preuves, comprendre les écarts et préparer une décision humaine avant qu’ils ne deviennent urgents.